Columnas de Sitio en SharePoint Online 2013

En esta oportunidad veremos la creación de Columnas de Sitio en SharePoint Online (SPO) 2013, pero antes de ello, definiremos lo que son Columnas de Sitio y como éstos ayudar a gestionar mejor la información dentro de SP.

Columnas de Sitio 

Cuando creamos una lista dentro de nuestro sitio, le agregamos columnas (metadatos) que nos servirá para almacenar información de algún elemento en concreto, por ejemplo, si creamos una lista Proveedores, entonces las columnas a crear serían: NombreEmpresa, Direccion, Email, etc., estos metadatos me servirán para identificar, en este caso, al proveedor. Supongamos que necesitamos crear otra lista, Cliente, y dada la coincidencia necesidad del negocio, nos damos cuenta que la lista Cliente también tiene metadatos que se repiten en la lista Proveedores, por ejemplo: Direccion e Email, entonces, lo más normal sería repetir esos metadatos en cada lista, los problemas de esta inadecuada acción sería: primero, que habria redundancia de datos, habrían dos metadatos iguales en diferentes listas; segundo, dado que el metadato creado (Direccion, email) guardan la misma información para ambas listas, si yo modifico las características del metadato en uno, tendría que modificar también en la otra lista; por último, y no menos importante, imagina crear 20 listas que contienen el campo Direccion, tendrías que crear una columna de Direccion por cada lista, y eso es algo engorroso.

Para esto se crearon las Columnas de Sitio, que no son más que columnas creadas de forma global, dentro del sitio en el que me encuentro, si entonces yo creo una nueva lista que necesite ese campo, entonces únicamente reutilizo la columna ya creada, cabe resaltar que si modifico la columna de sitio, el cambio se vera reflejado en todas las listas que hagan uso de esta columna de sitio, sin más, veremos la creación de Columnas de Sitio dentro de SPO13
Creación de Columnas de Sitio
Ubíquese dentro de su sitio dentro del portal de Office 365, en la parte superior derecha vaya a Configuración y ubicar la opción Configuración del Sitio.
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En Configuración de Sitio tenemos el grupo Galerías del Diseñador Web y dentro de ese grupo está la opción Columnas del Sitio, damos click allí,
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Como podrán observar, SPO ya nos trae columnas de sitio pre definidas, lo que haremos ahora es crear una columna de sitio, para ello vamos a la opción Crear, nos pedirá un nombre para la nueva columna de sitio (Dirección Formal), el tipo de información de la columna, dado el nombre, solo sera de tipo Una Línea de Texto, dado que estoy personalizando mi columna de sitio, lo recomendable es agruparlos, para esto seleccionaré la opción Nuevo Grupo, y le pondré de nombre CSDemo, colocamos una pequeña descripción, dependiendo de la columna a crear, definiremos si la columna debe o no contener información y si se aplica valores únicos, ingresamos 100 como número máximo de caracteres y el valor predeterminado lo dejamos como texto; una vez hecho esto, damos click en Aceptar. Una vez hecho esto, aparecerá un nuevo grupo con las columnas de sitios creados, en mi caso, he creado tres (3) columnas de sitios mas: (Portal Web, RUC, Twitter), quedará de la siguiente manera:
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Luego de esto, nuestras columnas de sitio están listas para ser utilizadas, ya sea por listas o por bibliotecas, para ello crearemos una lista y le agregaremos columnas existentes, en este caso, columnas de sitio; para ello nos vamos a Configuración y Agregar una Aplicación, dentro de ella seleccionamos Lista Personalizada, por defecto SP nos crea la lista con un campo llamado Título, la cual la podemos renombrar, si queremos. Dentro de la lista nos vamos a la pestaña Lista y luego en Configuración de la Lista, en la parte inferior, en lugar de darle Crear Columna, le daremos Agregar desde columnas de sitio existente.
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Seleccionamos el grupo (CSDemo) y agregamos las columnas a la derecha, dejamos marcada la opción de agregar a la vista predeterminada y damos click en Aceptar.
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Y listo, regresamos a nuestra lista y veremos que ahora tiene todas las columnas de sitio creadas anteriormente, podemos crear otra lista y agregarle las mismas columnas, ya que, ya están creadas. 🙂
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En el siguiente post hablaremos sobre Tipos de Contenido, por eso es que hice este post antes, ya que los Tipos de Contenido tiene mucho que ver con Columnas de Sitio.

Espero les haya servido … nos vemos pronto..  🙂

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Más que agrupar… Grupos de Afinidad en Windows Azure

En esta oportunidad vamos a conocer una característica dentro de Windows Azure llamada Grupos de Afinidad, valga la redundancia sirve para agrupar, pero no solo es agrupar por agrupar, va más allá de eso.
Para comenzar, diremos que cuando uno crea un servicio dentro de Windows Azure, ya sea VM, WebSite, Service Bus, etc) lo que hacemos en realidad es “decir” a Microsoft que utilice su centro de datos para almacenar lo que nosotros creamos, recordar que Microsoft tiene centro de datos en todo el mundo, entonces, cuando creamos un servicio especificamos en qué centro de datos lo va almacenar, claro está, que debemos especificarle un centro de datos cercano a nuestro continente.
Para explicar esto debemos conocer un poco más de cómo se crean los centros de datos de Windows Azure, los centros de datos de Windows Azure se construyen utilizando “Contenedores” que dentro están llenos de racks, cada uno de esos contenedores tienen servicios específicos, como por ejemplo, cálculo y almacenamiento, SQL Azure, service bus, servicio de Control de acceso y así sucesivamente. Los contenedores están repartidos en el centro de datos.
Tenemos que tener mucho cuidado en dónde creamos los servicios, porque si ponemos el servicio alojado en North Central y la cuenta de almacenamiento en South Central, pues no sería recomendable, tanto en términos de latencia y costos, ya que te cobran cada vez que sales de los Centros de Datos. Pero incluso si elegimos el mismo Centro de Datos, nada me asegura que los servicios estarán juntos, ya que uno puede ser colocado en un extremo del centro de datos y el otro en el otro extremo, y porque no ir un poco mas allá? porqué no colocarlos en el mismo contenedor, o incluso en el mismo Clúster. La respuesta para esto es GRUPOS DE AFINIDAD.

Básicamente, los grupos de afinidad son una forma de decir al Fabric Controller (FC) que esos dos elementos, cálculo y almacenamiento, deben estar siempre juntos y cerca de uno del otro, y lo que hace el FC es buscar el lugar adecuado para implementar ambos servicios, haciéndolas tan cerca como sea posible, reduciendo la latencia y aumentando el rendimiento.

Es por ello que no debes olvidar crear grupos de afinidad desde el inicio, ya que no es posible después de haber implementado el cálculo o almacenamiento para cambiarlos en un grupo de afinidad.

Para crear un GA (Grupo de Afinidad) tenemos que estar logueados en nuestro portal de Windows Azure, luego de ello damos click en la opción de Configuración (Settings).
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Luego de ello damos click en AFFINITI GROUPS, y luego en ADD.
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Ingresamos un nombre para nuestro GA, una pequeña descripción, seleccionamos la suscripción con la cual se creará nuestro GA y por último la región dónde se desplegará, mientras más cercana a nuestra región, mejor.

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Click en OK, y nuestro GA se ha creado satisfactoriamente.
Espero que esta pequeña entrada los haya ayudado….
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Nos vemos pronto ! ! !!

Agregando usuarios externos en SharePoint Online

En esta oportunidad veremos la manera de como agregar usuarios que no pertenecen a nuestra organización. Cuando creamos un SiteCollection, SPO(SharePoint Online), nos bloquea la opción de agregar usuarios ajenos a nuestra organizacion, para ello tenemos que realizar los siguientes pasos:
Dentro de nuestro Centro de Administracion de SPO, clickamos en “Configuración” (Settings en inglés)
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Luego de ello activamos la opción “Permite usuarios externos que acepten invitaciones de uso compartido y que inicien sesión como usuarios autenticados” y damos click en ACEPTAR.
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Volvemos a nuestro Centro de Administración de SPO y seleccionamos la colección de Sitio al cual queremos que los usuarios externos accedan, y damos click en la opción “Uso Compartido”

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Checked en la segunda opción “Permitir usuarios externos . . . ” y luego click en GUARDAR.

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Luego de ello la colección de sitios se actualizará, tendremos que esperar un par de segundos para que esto ocurra, luego de ello, nos dirigiremos a nuestra colección de sitios y damos click en COMPARTIR.

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Nos aparecerá una ventana para poder ingresar el correo del usuario externo, así como también poder seleccionar el nivel de permiso que se le otorga para la colección de sitios, luego click en COMPARTIR.

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Automáticamente le llega un correo de invitación al usuario externo, informándole que se le esta agregando a una colección de sitios, el usuario ingresará proporcionando su Cuenta de Microsoft (hotmail, outlook).

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Una vez hecho esto, el usuario externo ya puede ingresar al SiteCollection para modificar, guardar, volver a guardar, etc etc… OJO, mucho cuidado con otorgar muchos permisos sobre la colección de sitios…
Espero les haya servido… nos vemos.. !! !!

Sincronizando Excel con SharePoint Online

En esta entrada veremos como sincronizar el contenido que tengo en un Excel a SharePoint Online, dado que en ocasiones nos veremos en la necesidad de pasar información de Excel (Tablas) a listas en SPO.
Para ello, crearé un excel con algunos datos, los cuales los transformaré en tabla, tal como la imágen:

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Hay que resaltar que la versión que estoy usando es Office 2013, funciona en las versiones de 2007 y 2010 también. :)

Luego de haber creado una sencilla tabla en excel, lo siguiente sería sincronizarlo con nuestro SPO, y para ello hacemos uso de un AddIn para Excel, el cual tenemos que instalarlo, lo pueden descargar de este enlace, luego de instalar este AddIn, aparecerá en las opciones, tal cual la imágen:

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En la cual:

Address: Dirección de nuestra colección de sitio, donde queremos crear la lista con los datos cargados en excel.

Name: Nombre de la lista que se creará con los datos cargados en excel.

Description: Una pequeña descripción.

Pulsamos el botón “Publish” y esperamos unos minutos para que sincronicen los datos, el resultado es el siguiente:

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La lista se llama SyncExcel y como podrán observar están los datos cargados, y dado que es una sincronización, los cambios que haga en excel se reflejarán en la lista de SPO y viceversa; si queremos sincronizar desde excel lo que tenemos que hacer es, luego de modificar la data, clik derecho en la tabla y escogeremos la opción de Tabla, Sincronizar con SharePoint, tal como muestra la imágen:

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Desde la lista de SPO, una vez cargado los datos con la sincronización, ingresamos y/o quitamos información, luego de ello regresamos al documento, repetimos los pasos para la sincronización y listo, los datos han sido actualizados.

Bueno, espero que les haya servido por si quieren sincronizar data entre Excel y SharePoint.

Saludos,