Columnas de Sitio en SharePoint Online 2013

En esta oportunidad veremos la creación de Columnas de Sitio en SharePoint Online (SPO) 2013, pero antes de ello, definiremos lo que son Columnas de Sitio y como éstos ayudar a gestionar mejor la información dentro de SP.

Columnas de Sitio 

Cuando creamos una lista dentro de nuestro sitio, le agregamos columnas (metadatos) que nos servirá para almacenar información de algún elemento en concreto, por ejemplo, si creamos una lista Proveedores, entonces las columnas a crear serían: NombreEmpresa, Direccion, Email, etc., estos metadatos me servirán para identificar, en este caso, al proveedor. Supongamos que necesitamos crear otra lista, Cliente, y dada la coincidencia necesidad del negocio, nos damos cuenta que la lista Cliente también tiene metadatos que se repiten en la lista Proveedores, por ejemplo: Direccion e Email, entonces, lo más normal sería repetir esos metadatos en cada lista, los problemas de esta inadecuada acción sería: primero, que habria redundancia de datos, habrían dos metadatos iguales en diferentes listas; segundo, dado que el metadato creado (Direccion, email) guardan la misma información para ambas listas, si yo modifico las características del metadato en uno, tendría que modificar también en la otra lista; por último, y no menos importante, imagina crear 20 listas que contienen el campo Direccion, tendrías que crear una columna de Direccion por cada lista, y eso es algo engorroso.

Para esto se crearon las Columnas de Sitio, que no son más que columnas creadas de forma global, dentro del sitio en el que me encuentro, si entonces yo creo una nueva lista que necesite ese campo, entonces únicamente reutilizo la columna ya creada, cabe resaltar que si modifico la columna de sitio, el cambio se vera reflejado en todas las listas que hagan uso de esta columna de sitio, sin más, veremos la creación de Columnas de Sitio dentro de SPO13
Creación de Columnas de Sitio
Ubíquese dentro de su sitio dentro del portal de Office 365, en la parte superior derecha vaya a Configuración y ubicar la opción Configuración del Sitio.
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En Configuración de Sitio tenemos el grupo Galerías del Diseñador Web y dentro de ese grupo está la opción Columnas del Sitio, damos click allí,
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Como podrán observar, SPO ya nos trae columnas de sitio pre definidas, lo que haremos ahora es crear una columna de sitio, para ello vamos a la opción Crear, nos pedirá un nombre para la nueva columna de sitio (Dirección Formal), el tipo de información de la columna, dado el nombre, solo sera de tipo Una Línea de Texto, dado que estoy personalizando mi columna de sitio, lo recomendable es agruparlos, para esto seleccionaré la opción Nuevo Grupo, y le pondré de nombre CSDemo, colocamos una pequeña descripción, dependiendo de la columna a crear, definiremos si la columna debe o no contener información y si se aplica valores únicos, ingresamos 100 como número máximo de caracteres y el valor predeterminado lo dejamos como texto; una vez hecho esto, damos click en Aceptar. Una vez hecho esto, aparecerá un nuevo grupo con las columnas de sitios creados, en mi caso, he creado tres (3) columnas de sitios mas: (Portal Web, RUC, Twitter), quedará de la siguiente manera:
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Luego de esto, nuestras columnas de sitio están listas para ser utilizadas, ya sea por listas o por bibliotecas, para ello crearemos una lista y le agregaremos columnas existentes, en este caso, columnas de sitio; para ello nos vamos a Configuración y Agregar una Aplicación, dentro de ella seleccionamos Lista Personalizada, por defecto SP nos crea la lista con un campo llamado Título, la cual la podemos renombrar, si queremos. Dentro de la lista nos vamos a la pestaña Lista y luego en Configuración de la Lista, en la parte inferior, en lugar de darle Crear Columna, le daremos Agregar desde columnas de sitio existente.
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Seleccionamos el grupo (CSDemo) y agregamos las columnas a la derecha, dejamos marcada la opción de agregar a la vista predeterminada y damos click en Aceptar.
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Y listo, regresamos a nuestra lista y veremos que ahora tiene todas las columnas de sitio creadas anteriormente, podemos crear otra lista y agregarle las mismas columnas, ya que, ya están creadas. 🙂
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En el siguiente post hablaremos sobre Tipos de Contenido, por eso es que hice este post antes, ya que los Tipos de Contenido tiene mucho que ver con Columnas de Sitio.

Espero les haya servido … nos vemos pronto..  🙂