Columnas de Sitio en SharePoint Online 2013

En esta oportunidad veremos la creación de Columnas de Sitio en SharePoint Online (SPO) 2013, pero antes de ello, definiremos lo que son Columnas de Sitio y como éstos ayudar a gestionar mejor la información dentro de SP.

Columnas de Sitio 

Cuando creamos una lista dentro de nuestro sitio, le agregamos columnas (metadatos) que nos servirá para almacenar información de algún elemento en concreto, por ejemplo, si creamos una lista Proveedores, entonces las columnas a crear serían: NombreEmpresa, Direccion, Email, etc., estos metadatos me servirán para identificar, en este caso, al proveedor. Supongamos que necesitamos crear otra lista, Cliente, y dada la coincidencia necesidad del negocio, nos damos cuenta que la lista Cliente también tiene metadatos que se repiten en la lista Proveedores, por ejemplo: Direccion e Email, entonces, lo más normal sería repetir esos metadatos en cada lista, los problemas de esta inadecuada acción sería: primero, que habria redundancia de datos, habrían dos metadatos iguales en diferentes listas; segundo, dado que el metadato creado (Direccion, email) guardan la misma información para ambas listas, si yo modifico las características del metadato en uno, tendría que modificar también en la otra lista; por último, y no menos importante, imagina crear 20 listas que contienen el campo Direccion, tendrías que crear una columna de Direccion por cada lista, y eso es algo engorroso.

Para esto se crearon las Columnas de Sitio, que no son más que columnas creadas de forma global, dentro del sitio en el que me encuentro, si entonces yo creo una nueva lista que necesite ese campo, entonces únicamente reutilizo la columna ya creada, cabe resaltar que si modifico la columna de sitio, el cambio se vera reflejado en todas las listas que hagan uso de esta columna de sitio, sin más, veremos la creación de Columnas de Sitio dentro de SPO13
Creación de Columnas de Sitio
Ubíquese dentro de su sitio dentro del portal de Office 365, en la parte superior derecha vaya a Configuración y ubicar la opción Configuración del Sitio.
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En Configuración de Sitio tenemos el grupo Galerías del Diseñador Web y dentro de ese grupo está la opción Columnas del Sitio, damos click allí,
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Como podrán observar, SPO ya nos trae columnas de sitio pre definidas, lo que haremos ahora es crear una columna de sitio, para ello vamos a la opción Crear, nos pedirá un nombre para la nueva columna de sitio (Dirección Formal), el tipo de información de la columna, dado el nombre, solo sera de tipo Una Línea de Texto, dado que estoy personalizando mi columna de sitio, lo recomendable es agruparlos, para esto seleccionaré la opción Nuevo Grupo, y le pondré de nombre CSDemo, colocamos una pequeña descripción, dependiendo de la columna a crear, definiremos si la columna debe o no contener información y si se aplica valores únicos, ingresamos 100 como número máximo de caracteres y el valor predeterminado lo dejamos como texto; una vez hecho esto, damos click en Aceptar. Una vez hecho esto, aparecerá un nuevo grupo con las columnas de sitios creados, en mi caso, he creado tres (3) columnas de sitios mas: (Portal Web, RUC, Twitter), quedará de la siguiente manera:
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Luego de esto, nuestras columnas de sitio están listas para ser utilizadas, ya sea por listas o por bibliotecas, para ello crearemos una lista y le agregaremos columnas existentes, en este caso, columnas de sitio; para ello nos vamos a Configuración y Agregar una Aplicación, dentro de ella seleccionamos Lista Personalizada, por defecto SP nos crea la lista con un campo llamado Título, la cual la podemos renombrar, si queremos. Dentro de la lista nos vamos a la pestaña Lista y luego en Configuración de la Lista, en la parte inferior, en lugar de darle Crear Columna, le daremos Agregar desde columnas de sitio existente.
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Seleccionamos el grupo (CSDemo) y agregamos las columnas a la derecha, dejamos marcada la opción de agregar a la vista predeterminada y damos click en Aceptar.
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Y listo, regresamos a nuestra lista y veremos que ahora tiene todas las columnas de sitio creadas anteriormente, podemos crear otra lista y agregarle las mismas columnas, ya que, ya están creadas. 🙂
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En el siguiente post hablaremos sobre Tipos de Contenido, por eso es que hice este post antes, ya que los Tipos de Contenido tiene mucho que ver con Columnas de Sitio.

Espero les haya servido … nos vemos pronto..  🙂

Agregando usuarios externos en SharePoint Online

En esta oportunidad veremos la manera de como agregar usuarios que no pertenecen a nuestra organización. Cuando creamos un SiteCollection, SPO(SharePoint Online), nos bloquea la opción de agregar usuarios ajenos a nuestra organizacion, para ello tenemos que realizar los siguientes pasos:
Dentro de nuestro Centro de Administracion de SPO, clickamos en “Configuración” (Settings en inglés)
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Luego de ello activamos la opción “Permite usuarios externos que acepten invitaciones de uso compartido y que inicien sesión como usuarios autenticados” y damos click en ACEPTAR.
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Volvemos a nuestro Centro de Administración de SPO y seleccionamos la colección de Sitio al cual queremos que los usuarios externos accedan, y damos click en la opción “Uso Compartido”

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Checked en la segunda opción “Permitir usuarios externos . . . ” y luego click en GUARDAR.

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Luego de ello la colección de sitios se actualizará, tendremos que esperar un par de segundos para que esto ocurra, luego de ello, nos dirigiremos a nuestra colección de sitios y damos click en COMPARTIR.

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Nos aparecerá una ventana para poder ingresar el correo del usuario externo, así como también poder seleccionar el nivel de permiso que se le otorga para la colección de sitios, luego click en COMPARTIR.

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Automáticamente le llega un correo de invitación al usuario externo, informándole que se le esta agregando a una colección de sitios, el usuario ingresará proporcionando su Cuenta de Microsoft (hotmail, outlook).

8-14-2013 6-23-17 PM

Una vez hecho esto, el usuario externo ya puede ingresar al SiteCollection para modificar, guardar, volver a guardar, etc etc… OJO, mucho cuidado con otorgar muchos permisos sobre la colección de sitios…
Espero les haya servido… nos vemos.. !! !!

Sincronizando Excel con SharePoint Online

En esta entrada veremos como sincronizar el contenido que tengo en un Excel a SharePoint Online, dado que en ocasiones nos veremos en la necesidad de pasar información de Excel (Tablas) a listas en SPO.
Para ello, crearé un excel con algunos datos, los cuales los transformaré en tabla, tal como la imágen:

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Hay que resaltar que la versión que estoy usando es Office 2013, funciona en las versiones de 2007 y 2010 también. :)

Luego de haber creado una sencilla tabla en excel, lo siguiente sería sincronizarlo con nuestro SPO, y para ello hacemos uso de un AddIn para Excel, el cual tenemos que instalarlo, lo pueden descargar de este enlace, luego de instalar este AddIn, aparecerá en las opciones, tal cual la imágen:

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En la cual:

Address: Dirección de nuestra colección de sitio, donde queremos crear la lista con los datos cargados en excel.

Name: Nombre de la lista que se creará con los datos cargados en excel.

Description: Una pequeña descripción.

Pulsamos el botón “Publish” y esperamos unos minutos para que sincronicen los datos, el resultado es el siguiente:

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La lista se llama SyncExcel y como podrán observar están los datos cargados, y dado que es una sincronización, los cambios que haga en excel se reflejarán en la lista de SPO y viceversa; si queremos sincronizar desde excel lo que tenemos que hacer es, luego de modificar la data, clik derecho en la tabla y escogeremos la opción de Tabla, Sincronizar con SharePoint, tal como muestra la imágen:

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Desde la lista de SPO, una vez cargado los datos con la sincronización, ingresamos y/o quitamos información, luego de ello regresamos al documento, repetimos los pasos para la sincronización y listo, los datos han sido actualizados.

Bueno, espero que les haya servido por si quieren sincronizar data entre Excel y SharePoint.

Saludos,